Lite effektive møter er sløsing med ressurser, tapper møtemedlemmene for energi og er et hinder for at organisasjonen utvikler seg. Har du vært på et møte som har blitt ledet dårlig, så ivrer du ikke etter å delta på neste møte. Derfor er det viktig å ha litt kunnskap om hva som utgjør god møteledelse.
"Det er i møter mellom mennesker at store ting kan skje. Å møte nye mennesker er som en stor skattejakt, for det er noe spennende å finne i alle."
- Hva er hensikten med møtet? Hvorfor er det nødvendig?
- Sett opp en agenda
- Hva ønsker du å oppnå?
- Hvem må delta?
- Distribuer agenda og tilhørende dokumenter når du kaller inn til møtet.
Definer hensikten med møtet
Du må sikre at hensikten med møtet blir kommunisert over til møtedeltakerne - de må vite hvorfor de bør bruke sin tid i et møte med deg. Generelt kan vi si at møter handler om:
- å fatte beslutninger
- å kommunisere, informerer, eller diskutere
- å løse konkrete problem og utfordringer
- å planlegge veien videre
Unødvendige møter
Sett opp en agenda
Det kan høres banalt ut, men jeg har flere ganger opplevd å bli kalt inn til møter uten å ha blitt informert om hva agenda skal være. Det fratar meg muligheten til å kunne forberede meg til møtet, og dernest med hva jeg kan bidra med. Ved å sette opp en angenda blir det klart både for deg selv og for møtedeltakerne hva møtet skal handle om. Som en gylden regel setter du opp de viktigste sakene og de som det haster med å få en beslutning på øverst på agendaen. De mindre viktige sakene kommer sist.
Et lurt tips som jeg har brukt er å notere ned på agendaen hva målet med saken er. Skriv en overskrift, sett inn litt mer informasjon om hva det gjelder, og avslutt med hva målet med å ta opp saken er. Eksempler på slike mål kan være:
- Fatte en beslutning.
- Diskutere for å få frem ulike synspunkt/vurderinger
- Informasjonssak
- Fastsette planer
- Problemløsningsprosess
- Brainstorming eller idéskapende prosesser
- Få tilbakemeldinger
- Motivere/Bygge samhold
- Kunnskapsdeling eller opplæring
Velg møtedeltakere
Den største feilen de fleste av oss gjør er å kalle inn unødvendig mange til møter. Jeg er nok ikke den eneste som har sittet i møter der jeg tenker at dette er bortkastet tid som jeg heller kunne ha brukt til å gjøre noe produktivt på kontoret. Den vanskelige balansegangen er å finne de nøkkelpersonene som du trenger for å oppnå målet ditt med møtet, men på samme tid ikke kalle inn for mange.
Det ideelle antallet personer i et møte er helt avhengig av hvilket type møte det er snakk om. På informasjonsmøter kan det være opp mot flere hundre. Da skal det kommunikasjonen i all hovedsak gå en vei. I møter hvor det skal foregå en problemsløsningsprosess er det ideelle antall møtedeltakere mellom seks og ti. Dersom det blir flere deltakere enn det blir det vanskelig å fatte en beslutning samt å føre en konstruktiv diskusjon.
Når du planlegger møtet er det tre kategorier som møtedeltakerne bør vurderes etter:
- Obligatorisk: møtedeltakere som er forventet å møte og delta aktivt i møtet.
- Valgfri: møtedeltakere som kan være interesserte i møtets resultater, men som ikke nødvendigvis må delta for at møtets mål skal oppnås
- Gjester: personer som er invitert på møtet av en gitt grunn, de deltar vanligvis bare på deler av møtet.
Gjennomfør møtet
Fortell hva du skal si, si det, fortell hva du har sagt
Agendaen er satt, møtedeltakerne kalt inn og møtet skal starte. Hva gjør du nå?
Møteleder har ansvartet for at møtet oppleves positivt av alle møtedeltakerne:
- Ønsk alle som deltar på møtet velkommen, om mulig personlig ved f.eks. å hilse på dem når de kommer.
- Bruk noen få minutter på sosial prat
- Start møtet til satt tidspunkt
- Start alltid møtet med noe positivt.
- Takk deltakerne for deres bidrag i møtet
- Avslutt møtet til satt tid.
Hold tiden
En av de vanskeligste oppgavene til møteleder er å holde tiden. Den eneste måten å holde kontrollen på g få fremgang i sakslisten på er ved å kjøre stram tidskontroll:
- Start i tide
- Si hvor lang tid som er avsatt på saken
- Presenter saken
- Start diskusjonene dersom det skal være en, og styr hvem som har ordet. Gi ordet til neste og fortell samtidig hvem som er på lista.
- Påse at møtedeltakerne holder seg innenfor temaet.
- Styr når det er på tide å komme til en beslutning, og varsle om det litt i forkant
- Repeter for møtedeltakerne hva du har oppfattet som fattet beslutning. Dette gjør det klart at det er en felles forståelse og gir referent en ekstra anledning til å få det korrekt.
Etter møtet
Å gjennomføre et godt møte ender ikke ved møtes slutt. Som ofteste er det en rekke arbeid som må utføres etter at møtet er avsluttet:
- Lag et referat som oppsummerer møtet og de beslutningene. Dette sendes ut til alle møtedeltakerne innen maksimum ett par dager.
- Dobbeltsjekk at de som er tildelt oppgaver og ansvar følger disse opp og at de har oppfattet hva som forventes av dem.
- Oppdater agenda for neste møte med saker til oppfølgning fra siste møte. Hva var vi enige om skulle gjøres? Hva er gjort? Husk dersom du ikke følger opp de oppgavene som andre skal gjøre, så er sjangsen større for at de heller ikke vil gjøre det. Det er bare å gå i seg selv: Hva prioriterer du? Det andre etterspør og som du vet vil bli fulgt opp, eller det som ikke etterspørres og ingen følger opp?
- Evaluer: Hvordan gikk møtet? Hva gikk bra? Hva gikk ikke så bra - og hva kan læres av det og forbedres til neste gang?
takk takk
SvarSlettok
SvarSlett