Prosjektlederens rolle

Som prosjektleder er det din oppgave å levere prosjektet innen rett tid, innenfor budsjettet og de gitte spesifikasjonene. For å oppnå dette målet må du gjøre en jobb på andre områder også.

Rekruter de beste
Gode prosjekt levers av gode team. Din rolle er å rekruttere de beste menneskene du kan finne og sørge for at deres kompetanse utfyller hverandres slik at du har tilgjengelig all nødvendig kompetanse for at prosjektet skal kunne levers etter de gitte målene. 

Motiver og led
Det er essensielt at du er positiv og støttende overfor teamet ditt. Vær et ledende eksempel og motiver de andre til å yte. Dersom du vil at andre skal jobbe hardt, må du jobbe hardere enn det de gjør. Led ved å gi veiledning, motiver dem til å jobbe hardt og vis at du bryr deg.

Du må ta kontroll slik at alle vet hva som skal gjøres av hvem og når. Du må være tydelig og våge å "ta frem pisken" for å forsikre at alle oppgavene utføres i tide og ikke drar ut i tid. Dersom noe alikevell tar tid, må du øyeblikkelig identifisere årsaken og ha beredskapsplaner som gjør at du kommer deg tilbake på sporet.

Ha kontroll på økonomien
Alle prosjekt har et budsett, enten det er tydelig definert eller ikke. Du må sørge for at du ikke bruker mer enn det du er gitt tilatelse til, ellers vil prosjekteieren bli misfornøyd med sluttresultatet. Kontroller økonomien og regnskapene nøye ved å føre opp alle kostnader og forsikre deg om at de var budsjettert på forhånd. Dersom ikke-budsjetterte kostnader dukker opp, må du øyeblikkelig informere styringsgruppen og prosjekteier slik at det ikke oppstår komplikasjoner senere. Dersom du trenger et større budsjett, skal du ikke være redd for å spøre om det.

Kontroller endringer
Hele grunntanken til et prosjekt er at man skal gjøre noe nytt som ligger utenfor vanlig drift. Endringer ligger derfor i prosjektets natur. Som prosjektleder må du ha stram kontroll på alle endringer innenfor prosjektets rammeverk (tid, kvalitet og kostnad). Gradvise små endringer kan være drepen for prosjekt. Definer tydelig prosjektets målsetninger og leveranser. Del prosjektet opp i veldefinerte arbeidspakker. Etter prosjektstart skal du hver uke gjennomgå status på leveransene.

Dersom prosjekteier kommer med krav om endringer, skal du ikke automatisk bare akseptere det. Din oppgave er å forklare hvordan det vil påvirke det planlagte og påbegynte prosjektet, de oppgavene som skal utføres, tidsrammen og budsjettet. Husk at uansett hvor mange krav om endringer de kommer med, vil de være misfornøyd dersom du ikke leverer til tide eller innenfor budsjett. Så ta kontroll over endringene med en gang du ser de, og kommuniser de opp til eierne.

DIFI: Prosjektveiviseren.no

Kommuniser tydelig
Det er din oppgave som prosjektleder å informere om status med jevne mellomrom. Du skal kommunisere både opp til styringsgruppen og eierne, innand i prosjektet til de som jobber med det og ut til andre eksterne interessenter. Dersom prosjektet er innenfor tidsrammen, vil det virke motiverende på de andre. Dersom du henger etter, vil de andre vite hvorfor og forstå hvorfor de må jobbe ekstra hardt for å hente inn tapt tid. Om de får denne informasjonen eller ikke er ene og alene avhengig av at du som prosjektleder gjør jobben din og kommuniserer dette ut.

ProjectSmart.co.uk: Role of the Project Manager - Tips for being a god Project Manager

Bøker om prosjektledelse (Adlinks):

Prosjektledelse trinn for trinn: en håndbok i ledelse av små og mellomstore prosjekter (SMPer), Svein Arne Jessen.
Boken tar for seg organisering, ledelse og gjennomføring av mindre prosjekter. Den er laget for det praktiske prosjektarbeidet, men leserne vil også finne teoretiske for- og ettertanker i teksten.

Prosjektkommunikasjon, John-Arild Johannessen; Tom Rosendahl.
Boka belyser viktighet av god kommunikasjon i store prosjekter og tar blant annet for seg kommunikasjonsteori, utvikling av sosiale ferdigheter, personlig kommunikasjon, og makt.

Prosjektledelse: fra initiering til gevinstrealisering, Jan Terje Karlsen.
Denne boken gir deg en grundig og helhetlig innføring i prosjektledelse fra A til Å. Boken tar for seg både prosessaspektene og de teknisk-metodiske aspektene ved prosjektarbeid. Den dekker alle de viktigste fagemnene på en klar og oversiktlig måte. Boken er rik på praktiske eksempler og leseren får illustrert alle sentrale aspekter ved prosjektarbeidet ved hjelp av gjennomgående case.

Prosjektarbeid: utviklings- og endringskompetanse, Harald Westhagen; Ole Faafeng; Kjell Gunnar Hoff m.fl.
Boka gir en helhetlig innføring i prosjektarbeidets ABC. Dette er en praktisk orientert bok om prosjektarbeid som verktøy for å utvikle og vedlikeholde endringskompetanse i organisasjoner. Fremstillingen gir et rammeverk og grunnleggende forståelse av hva styring, organisering og ledelse av et prosjekt innebærer. Stoffet er svært konkret med en rekke eksempler fra små og store prosjekter.

Lik oss på Facebook