Hvordan sette og oppnå prosjektmål?

Dersom du ønsker å bli en dyktig prosjektleder, må du bli dyktig til å sette mål og ha evne til å oppnå dem. Alle prosjekter har en dato da prosjekte skal avsluttes og leveransen skal gå over i drift, for at du skal lykke med det må du være målorientert. Her er noen tips som kan hjelpe deg på veien.

Identifiser hva som er viktig
I prosjekter handler alle arbeidsoppgavene om prioriteringer. Ta deg tid til å sette deg ned med prosjekteieren og identifiser hvilke arbeidsoppgaver som er kritiske å oppnå innen rett tid. Et innledende spørsmål kan være: "Dersom det er tre kritiske elementer som prosjektet må gi, hva vil de være?".

De tre elementene kan være "lever i tide, under budsjett og til angitte spesifikasjoner", eller de kan være tre hovedleveranser, eller tre forretnings fordeler. Målet med å stille spørsmålet er å få avklart hva det viktiste fokuset til prosjekteieren er - det er det samme fokuset som du bør innta.

Lag tydelige spesifikke mål
Ta de tre identifiserte elementene og gjør dem om til prosjektmål. Husk at alle prosjektmål skal være SMART - spesifikk, målbar, akseptert, realistisk og tidsbestemt.

Nå lurer du kanskje på hvofor man skal beskrive et prosjekt med bare tre hovedmål. Det er enkelt. Det er så mange arbeidsoppgaver som skal utføres i et prosjekt at dersom du har for mange mål, vil de ikke være i fokus og bli utydelig for prosjektmedarbeiderne. Det er mye enklere å huske og fokusere på tre hovedmål over en lengre tidshorisont. Av samme grunn må de være kort og enkle. Dersom du setter fem eller flere hovedmål, vil det være vanskelig å holde oversikten og prosjektmedarbeiderne vil fort glemme deler av de - noe som vil gjøre det vanskeligere å gjennomføre et godt prosjekt innen den gitte tidsrammen.

Kommuniser ut målene
Når målene er satt må de synliggjøres. Skriv dem gjerne ut og heng dem opp på veggen, både på ditt eget kontor og på møterommet hvor møter med prosjektmedarbeiderne er. Legg dem også inn i toppen av møteinnkallinger. På oppstartsmøtet er det disse tre målene som er det viktigste å få kommunisert ut til prosjektmedarbeiderne, men du må da også si noe om hvorfor de er viktig. Hva er prosjekteiers forventninger i forhold til disse?

Disse tre målene skal også være første tema i alle møter med entreprenører, leverandører, og andre representanter fra næringslivet som kan bli involvert i prosjektet. Din oppgave som prosjektleder er å sørge for at alle i prosjektet vet hva som må gjøres, hvorfor og innenfor hvilken tidsramme slik at alle ser det samme og jobber mot de samme målene.

Hvordan kommunisere ut tydelige mål

Lag en handlingsplan
Å ha målene fremfor seg hver eneste dag hjelper, men du må ta de seriøst og lage en handlingsplan som gjør at du kan oppnå dem. Jeg kommer senere til å skrive en artikkel om hvordan du kan bruke metoden prosjektnedbrytningsstruktur (WBS) i denne prosessen. Handlingsplanen skal ikke bare være en plan som legges i en skuffe, men et aktivt verktøy som du bruker hver eneste dag i prosjektprosessen. Når oppgaver er gjennomført skal det registrereres inn, eventuelle avvik eller ting du må være ekstre oppmerksom på skal føres inn i planen. Under kapitlet som omhandler budsjettet lenker du opp til det løpende regnskapet slik at du har kontroll på det.

Ha hele tiden de tre hovedmålene i fokus. De er målene som prosjekteier har identifisert som kritiske. Du må sørge for at de oppnås ved å tildele de beste ressursene for å oppnå dem.

Følg med progresjonen
Som prosjektleder kan du ikke følge med i alle detaljene i prosjektet, du er avhegig av å delegere og kommunisere ut tydelige forventninger om hva som skal gjøres under hvilke rammebetingelser. Ditt hovedfokus skal hele tiden være på hovedoppgavene i prosjektet. Men du skal etterspørre progresjonen i alle delleveransene og sørge for at de utfordringene som dukker opp - for de vil alltid komme - løses så kjapt som mulig. Dersom det er kritiske ting må du gå mer personlig inn i de for å følge de tettere opp. Dersom arbeidsoppgavene drar ut i tid, må du ta noen kjappe grep for å få de innenfor rett tidsramme. Du bør samtidig varsle dette opp til styringsgruppen slik at de også kan tilrettelegge for at utfordringen skal kunne løses kjappere. Du må gjøre alt i din makt for å sørge for at de tre hovedmålene blir utført i tide og innenfor de gitte rammene -da kan prosjektet bli en suksess.

Microsoft: Veikart for prosjektstyring
Microsoft: Mål: starte et prosjekt
Kommunal- og regionaldepartementet: God prosjektstyring - hvordan?
ProjectTimes: How Should We Set Project Goals
Wamda: How to Create Clear Project Goals
Prosjektforum: Mål og mål er to forskjellige ting
Sintef: Målanalyse

Lik oss på Facebook