Hva er interessenter? - og hvordan kartlegge de?

Hva er interessenter?
Et prosjekts interessenter er de personer eller grupper som har interesse i eller som vil eller kan bli påvirket av prosjektet.

Hvorfor kartlegge interessenter?
En kartlegging av prosjektets interessenter og deres interesse, behov og kraver viktig fordi:

• Prosjektet er helt avhengig av interessentenes ønske om og støtte til prosjektet hvor den viktigste interessentgruppen vil være ledelsen som er den som initierer og finansierer prosjektet ut fra virksomhetens behov.
• Tidlig involvering av interessenter kan øke sannsynligheten for å få sterk støtte og ressurser
• Interessenter kan bidra til å forbedre kvaliteten på prosjektet
• Tydelig og hyppig kommunikasjon med interessenter sikrer deres forståelse for prosjektet og gjør det mulig for disse å aktivt støtte prosjektet ved behov
• Gjennom analyse av deres innflytelse på prosjektet kan man i en tidlig fase iverksette tiltak for å sikre interessentens støtte
• Den er grunnlag for utarbeidelse av plan for involvering og kommunikasjon senere i prosjektet
• Interessentanalyse vil være et grunnlag for å sette mål for prosjektet

Interessentanalyse - identifisere ulike intressenter og brukergrupper
Interessentanalysen bør gjøres i tidligfase av prosjektet. Dersom PLP-metoden brukes, bør interessentanalysen gjennomføres i konseptfasen.

Interessentanalysen bør imidlertid være dynamisk og tas frem for revisjon ved hvert beslutningspunkt og overgang til ny fase. Analysen er et viktig verktøy for prosjektleder i de daglige vurderingene av strategier og valg av tiltak både internt i prosjektet og ut mot omgivelsene gjennom hele prosjektgjennomføringen.

Hvordan gjør man en interessentanalyse?
Selve analysen kan beskrives med seks hovedtrinn:

1. Identifisere: eksterne og interne aktører som prosjektet må forholde seg til.
2. Analyse av:
• primære og sekundære interessenter
• interessentenes rolle i forhold til prosjektet
• primære interessenters rolle og innflytelse på prosjektets resultat eller leveranse
• primære interessenters preferanser
• primære interessenters krav, behov og forventninger
• prosjektgruppens kompetanse, evne til å bidra, motivasjon og samarbeidsevne
3. Lage strategier og plan for effektiv kommunikasjon - Kommunikasjonsplan.

Arbeidet med interessentanalysen bør foregå i ei arbeidsgruppe, og gjerne gjennom flere omganger. Arbeidsgruppen bør bestå av sentrale prosjektmedlemmer, og ellers personer som du vet kan bidra til et godt resultat. Det er en forutsetning at medlemmene i arbeidsgruppa har god kjennskap til fagområdet og organisasjonen prosjektet utføres i.

Kommunikasjon.no: Interessentkart i privat virksomhet

De første spørsmålene som stilles er:

• Hvem eier prosjektet?
• Hvem blir påvirket av prosjektet?

Svarene utgjør noen av de viktigste interessentene og fylles inn i en tabell med følgende kolloner:

Fyll så systematisk inn informasjonen i alle kollonnene i tabellen. 

Interesse i dette prosjektet handler om hva de enkelte interessentene ønsker å oppnå med prosjektet. For eier kan det være reduksjon av kostnader, mens for en bruker kan det være bedre kvalitet på en tjeneste.

Viktighet handler om hvor viktig den aktuelle interessenten er i forhold til måloppnåelse. De ulike interessentenen kan ha ulik grad av viktighet gjennom de ulike prosjektfasene.

Holdning til prosjektet handler om i hvilken grad interssenten er positiv eller negativ til prosjektet. I analysefasen er det viktig å vurdere interessentes viktighet opp mot holdning for prosjektet. Dersom det er en interessent som har stor viktighet for prosjektet, men som er svært negativ til det, er det en sterk indikasjon på at prosjektleder må jobbe ekstra mye mot denne.

Innflytelse handler om interessentens innflytelse i forhold til prosjektgjennomføringen og måloppnåelsen. Nivåene beskrives med H (høy), M (middels) og L (lav).

Her burde det også ha vært med en kollonne som beskrev muligheter/trusler som interessentene representerer.

Det siste feltet gir mulighet til å skrive inn strategier for hvordan man skal håndtere de ulike interessentene. For at de ulike strategiene skal komme tydeligere frem kan det imidlertid være lurt å lage en egen oversikt som viser de ulike strategiene. Resultatene kan settes inn i en strategimatrise:

NSP: Kommunikasjon til prosjektets interne interessenter.
NSP: Kommunikasjon til prosjektets eksterne interssenter.

Interessentanalysen henger tett sammen med kommunikasjon i prosjektet, og bør danne grunnlaget for prosjektets kommunikasjonsplan.

Verktøy:

• Difi: Interessentanalyse og kommunikasjonsplan (xlsx)
• NSP: Mal for enkel interessentanalyse
• NSP: Praktisk eksempel interessentanalyse

Lik oss på Facebook