Hvordan forbedre beslutningsprosessen?

Gode prosjektledere tar gode beslutninger. Men hvordan gjør de det? Hvilke teknikker bruker de for å kunne ta beslutninger raskt og enkelt? Beslutningsprosessen startert generelt med et problem og slutter med en løsning. Studier viser at det i hovedsak er fem like steg gode ledere bruker når de skal ta en beslutning. Ved å følge disse fem stegene på dine egne beslutningsprosesser, vil du oppdage at du kjappere kommer til løsningen.

Undersøk problemet
Beslutninger må tas når et problem blir presentert for deg. Bruk tid på det første steget med å identifisere hva årsaken til problemet er, og forsikre deg om at det ikke bare er symptomet på et annet underliggende problem. Utfordringer i prosjekt er vanligvis relatert til mennesker, prosesser, utstyr eller materiale. Finn ut når, hvorfor og hvordan problemet eller utfordringen oppstod.

Prioriter det
I prosjekter vil det hele tiden oppstå nye utfordringer eller problemet - det ligger i prosjektets natur. Basert på innvirkningen på prosjektet, vurderer en god prosjektleder om problemet trenger prosjektleders umiddelbare oppmerksomhet eller ikke. Alle problem må gjennom denne vurderingen. Dersom problemet har stor påvikning på prosjektet (f.eks. forhindrer at arbeidsgruppen ikke kan forsette) må alt annet legges bort og løsningen må finnes kjapt. Dersom problemet er lite og ikke påvirker prosjektet i stor grad kan det delegers ansvar til noen andre på å finne løsningen. En god prosjektleder velger også bort oppgaver.

Difi: Risikohåndtering av IT-prosjekter

Identifiser de ulike løsningene
De fleste problemer har flere ulike løsninger. Med en klar forståelse av hva problemet er og hvilket prioriteringsnivå det har, må de ulike løsningene identifiseres. Sett opp de ulike alternativene og finn ut i hvilken grad de:

• Løser årsaken til problemet
• Er enkelt og praktisk å implementere
• Vil forhindre problemet i å oppstå igjen

Fatt en beslutning
Nå har du alle den informasjonen du trenger for å kunne foreta en beslutning. Ikke ta forhastede beslutninger. Ta deg tid til nøye vurdering av alle fordelene og ulempene. Dersom det er en stor og avgjørende beslutning kan det være lurt å sove på den slik at du har et klart hode når beslutningen tas. Beslutninger som ikke er så viktig tar du kjapt. Det viktige er at alle beslutninger som er kritiske suksessfaktorer for prosjektet, skal du bruke litt mer tid på før du tar dem.

Ledelse 2.0: Utsett beslutninger til så sent som mulig!

Gjennomfør
Når løsningen er gjennomtenkt og beslutningen tatt, må du ikke nøle og vær fokusert på å få den implementert. Informer arbeidsgruppen om beslutningen og innarbeid arbeidsoppgavene som må gjøres for å realisere den inn i prosjektplanen (WBSen). En god prosjektleder vet at alle små som store problemer påvirker prosjektet på en eller annen måte, og løsningen må gjennomføres kjappest mulig før neste utfordring dukker opp.

Concept (NTNU): Beslutningsunderlag og beslutninger i store statlige investeringsprosjekt (Best prasis)
Concept (NTNU): Beslutninger på svakt informasjonsgrunnlag

Lik oss på Facebook